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浅谈《会议记录》审计存在的问题、对策及实践方法

【发布日期】:2017-04-01 【来源】: 【关键字】:浅谈《会议记录》审计存在的问题、对策及实践方法 【浏览量】: 264

 

近年来,随着经济责任审计工作的不断深入开展,尤其乡镇领导干部经济责任审计工作的创新开展,让笔者深深地体会到:仅仅依靠财政财务资料是很难客观公正、综合全面地反映一个领导干部履行经济责任的真实情况,必须在对财政财务资料审计的同时,做好对账外资料的收集整理和分析利用工作。否则,得出的审计结果就会以点带面、以偏盖全,难以让人心悦诚服。

一、《会议记录》提供和收集上存在的主要问题

㈠在《会议记录》提供上“打太极”

 根据《党政主要领导干部和国有企业领导人员经济责任审计规定》第二十四条规定,在资料的提供上,大致可分为两大块,其一是财务类资料,也就是我们通常所说的账面资料,包括纸质和电子类财政财务收支相关资料;其二是业务类资料,即我们常说的账外资料,包括工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、经济合同、考核检查结果、业务档案、述职报告等其他有关资料。只有将财务类资料和业务类资料收集齐全、有机融合,才能将领导干部履行经济责任情况“立体透视”、“综合解剖”,分析掌握的更具体、更客观、更真实,更利于审计评价,更利于作为考核、任免、奖惩被审计领导干部的重要依据。

 但在基层实际审计工作中,重财务资料、轻业务资料提供现象不同程度存在。比如:在提供财务资料上态度积极、及时主动,在提供业务资料方面相对滞后、相互拖延;在提供财务资料上相对真实完整,在提供业务资料上缺枝少叶、参差不齐。尤其在会议记录的提供上,还有一些被审计单位“打太极”:一是不情愿提供,于是拖泥带水、推三阻四,耽误了审计时间不说,还延误了审计时机和工作进程;二是不真实提供,就是弄虚作假、故意修改,“断篇缺本”,甚至提供“阴阳记录”等;三是杜绝提供,以人员轮岗、工作轮换、没有办理交接,甚至是文件丢失等为由头拒不向审计组提供。

 如此“打太极”,目的只有一个,那就是在会议记录中藏有不可告人的“隐情”,以此来逃避监督、规避检查,掩盖某些工作的事实真相或不科学的错误的决策、部署、举措等。

 ㈡在《会议记录》的收集上“不作为”

在资料的收集上,少数审计组或审计人员对收集业务资料,尤其是对会议记录收集的必要性、重要性缺乏足够的认识,有的存在一定畏难情绪,对被审计单位的推托说辞抱着“多一事不如少一事”的心态。即便被审计单位提供不及时、不主动也不作任何“反映”,以至于在业务资料的收集上处处受制于人,被动应对,为审计工作和审计质量埋下了责任风险和安全隐患。

 二、应对《会议记录》提供不及时的几点建议

㈠实行审计清单制度。即在提前3天送达审计《通知书》的同时,一并向被审计提供需要的材料清单。提供的材料除财政收支、财务收支相关资料外,还应包含工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、经济合同、考核检查结果、业务档案、述职报告等其他资料。

㈡实行审计催告制度。对未按审计要求及时提供《会议记录》等资料的机关单位或部门,要以书面的形式向被审计单位下达催促“通知”,明确告知提供的时限及所要承担的责任风险。

㈢实行审计约谈制度。对无正当理由拒不提供的,要对被审计单位主要负责人进行审计“约谈”,告知他们“问题很严重”“性质很恶劣”,促使被审计单位主要负责人在思想上多重视、工作上早落实。

㈣实行审计通报制度。对提供不及时或虚假会议记录的单位和个人,在审计的职责权力范围内,对其进行通报批评、责令整改;对造成严重后果和审计风险的,要移送到纪检监察部门查处,将其列入机关单位、领导干部考核的“黑名单”。

㈤把被审计单位提供业务资料情况作为重要审计事项,予以重点关注,并把提供业务资料的真实完整性、准确及时性等纳入审计取证范围,在业务资料的审计分析中,只对收集到的、相关的、会议记录上有的问题事项进行审计取证和审计评价,防范审计风险的发生。

三、开展《会议记录》审计的认识与思考

《会议记录》既是一个政府机关或单位部门领导集体议事决策工作机制的情况反映,又是组织领导机关认定、评价和区分领导干部功过是非的重要参考依据。因此审阅其会议记录,了解决策事项,查阅收发文本,跟踪其出台政策措施,捕捉有用信息,挖掘审计线索,是审计被审计单位重大经济决策得失的重要辅助审计方法。实际工作中需从以下几个层面加以把握。

㈠关注《会议记录》的时间段

根据组织部门委托认定的领导干部任职的起止时间,要求被审计单位提供相应期间的《会议记录》。即被审计单位提供的《会议记录》的时间阶段应当与领导干部的任职起止时间相一致。换而言之,经济责任审计只能审计领导干部任职期间所形成的《会议记录》。却因工作需要追溯以往年度《会议记录》的,应当依据审计工作程序依法依规追溯。

 ㈡实行《会议记录》责任承诺

为了保证收集到的《会议记录》的真实、准确、完整,应当要求被审计单位及《会议记录》提供者对其提供的《会议记录》及其内容的真实性、完整性、合法性进行书面承诺,以此明确各自的工作责任,将审计风险降在最低限度,防范审计责任风险的发生。

 ㈢认真辨别《会议记录》真伪

主要从《会议记录》外观制式、纸质新旧、字体笔迹等方面进行认真研究和观察,着重检查《会议记录》的真实性、连续性和完整性,并对其真实性和可信度进行评估和测证。

 ㈣开展《会议记录》审计的实践与探索。

⑴顺序法。即按着会议记录内容、事项时间的先后顺序,从前到后顺时针地阅读检查,期间对存在的疑点问题和发现的可疑线索,或即时询问,或折叠集中查问。或拍照、复印取证。当然也可从后到前采用逆时法进行审计查阅。

⑵抽查法。即有选择、有目标、有重点的检查。比如,某位领导干部任职多年,可选择最近一两或两三年的会议记录进行抽查。也可只查单数年度的,或双数年度的,也可抽查年终岁首比较集中繁忙的时段等视审计情况灵活掌握。

⑶核对法。即把查阅会议记录发现的疑点线索和可疑问题,首先要与账面财务数字进行核对,查证事实,核对真伪;其次要与其他业务资料,比如合同协议、会议纪要、红头发文及发文登记簿等其他资料进行核对;再次要与当事人、经办人、责任人等进行核对;第四可抽查部分班子成员或与会人员的个人笔记,对会议内容、会议决定的重大事项的真实情况进行复核性验证等。

 ⑷协查法。即在一人查阅会议记录,其他审计人员在审计财务资料或业务资料的过程中,对各自发现的疑点疑问进行相互提醒、相互告知,请对方留意核查。比如,重大国有资产出租出让,会议记录上有,而财务账上没有,说明出租出让收入,要么没收取,要么收取不入账。反过来,如果账面有收入而会议记录上没反映,说明重大问题事项没有经过集体研究。问题显而易见。

 ⑸审计取证。针对《会议记录》中发现的问题线索,通过延伸核对财务数字、业务资料等,一旦认定问题的事实存在,就要及时取证。取证时应当考虑证据的充分性和适当性,把与会议记录内容及其相关的其他材料,包括财政财务收支、合同协议、证人证言证词等该复印的复印、该拍照的拍照、该查询的查询、该录音录相的要录音录相等,并签字盖章。

⑹资料交接。由于《会议记录》具有一定的保密性和特殊性,日常审计工作中,为了安全保密起见,审计时多数被审计单位都要派专人送达审计机关。那么,在审计现场任务结束后,审计机关也要按原渠道及时办理交接手续,确保《会议记录》不失密、不丢失。                                                  

                           (沛县  魏明坤)

 

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